När du vill minska på utrymmet för dina arkiv

Har du ett stort arkiv? Du kanske har en hel del sekretessbelagda dokument som du skulle behöva kunna "krympa"? Det kan du gott och väl göra. Om du väljer att göra dina arkiv och dokument digital frigör du en hel del utrymme som annars måste finnas på ditt kontor. Många tänker att sekretessbelagda dokument inte är säkra som digitala sådana, men det är fel. De kan till och med vara till och med mer säkra som digitala dokument.

De kan lagras digitalt med lösenord 

Om du vill är det fullt möjligt att göra ditt arkiv digitalt och spara dem på säkert sätt på någon server som man endast kommer åt att läsa genom att ge rätt lösenord för att läsa dem. Om det är så att man råkar vara någon annanstans än på kontoret, ska man kunna komma åt sitt arkiv, oavsett var man befinner sig. Arbetar man med begravningar, behöver man komma åt uppgifter som kanske är sekretessbelagda och känsliga, som man vill kunna förvara på ett säkert sätt. Är man någon annanstans är just på kontoret, vill man inte ha med sig just sådana känsliga papper i sin bil, i sin portfölj eller när man är på besök hos någon annan person, ska man kunna läsa de sekretessbelagda papper ändå. Det kan man om man för det första:

1. Digitaliserar sitt arkiv

Det första man måste göra är att se till att digitalisera hela arkivet. Det innebär då till exempel att ett företag skannar in hela ditt arkiv. De indexerar det och lägger det i en databas som du har åtkomst till. Så snart du får in nya dokument skannar du in dem i systemet, så att allt som du har även finns digitalt. Genom att både ha papper och dokument, har du så att säga både "hängslen" och "livrem". Du är dubbelt försäkrad om att ha tillgång till dokument. Har du känsliga uppgifter, är det viktigt att du låser in dem ordentligt.

2. Sparar dem i ett moln som är åtkomligt var som helst i världen

När du anlitar ett företag för en digitalisering av ditt arkiv får du åtkomst till det "moln" där allt sparas. I princip innebär det att de finns säkert på ngåon server som företaget som du anlitar säkrar.

3. Låser dem ett lösenord

Du måste själv se till att dokumenten inte blir åtkomliga för andra genom att lämna ut lösenord och dylikt. Låser du in dem och säkrar åtkomsten med ett lösenord, är det endast du som kan se till att de fortsätter att förvaras säkert i det digitala systemet.

4. Har tillgång till mobil, dator eller läslatta

När du sedan ska komma åt dina arkiv och dokument måste du ha tillgång till en dator, en mobil eller läsplatta för att kunna läsa dem. Det företag som har indexerat materialet åt dig ska sedan visa hur du hittar rätt dokument. Läs mer om digitalt arkiv på: digitaliseringavarkiv.se.

8 okt 2018